Nous passons beaucoup de temps pour organiser, planifier les réunions de nos responsables : trouver une salle, gérer les moyens de locomotion, envoyer les convocations, reproduire les documents à diffuser, remettre le dossier comprenant les documents à diffuser, …
Il est vrai que nous entendons de plus en plus de commentaires sur le Grenelle de l’Environnement, mais nous, Secrétaires et Assistantes, n’avons-nous pas là un rôle essentiel à jouer ?
Une secrétaire ou une assistante doit correspondre à différents critères :
- être serviable, disponible, à l'écoute,
- être à la pointe des technologies innovantes. Là, nous avons une possibilité de montrer que nous sommes des Secrétaires et Assistantes du Futur avec les nouveaux moyens de communication qui vont éviter les déplacements de tout le monde parfois sur des distances importantes. (gain de temps et économie des coûts de transport et baisse de la pollution).
Une secrétaire n’est pas uniquement une executante, elle peut être force de proposition sur ce type de décision ou d'organisation.
C’est un pilier, sur lequel un responsable, un cadre ou un supérieur hiérarchique peut s’appuyer à tout moment…(cela fera peut-être partie d’un billet à venir)
Nous pouvons utiliser lors de réunion à grand rassemblement ou de partenaires venant de lieux éloignés : la Téléconférence ou la visioconférence.
Plusieurs moyens existent :
Msn, matériel professionnel, interne ou externe ...
En ce qui concerne les téléconférences ....
Ce prestataire pour les télé-conférences est utilisé pour gérer les contacts aves vos clients http://collab.premiereglobal.com/fr/fr/
Le système le plus simple est l'option "Ready Conference Plus" qui est une téléconférence audio, sans abonnement, sans réservation pour laquelle on peut utiliser soit un numéro vert si l'organisateur souhaite payer les communications, soit des numéros classiques si les participants payent leur communication. Le tarif est celui d'un appel local à partir de tout le territoire national, pas de surtaxe (0.12€/min)..
Il y a un opérateur accessible en ligne en cas de problème d'initialisation des calls.
Il existe aussi des options plus étendues avec Webex, ... pour le partage de présentations de type powerpoint,
Il existe aussi des appareils pour vous permettre de réaliser des réunions à distance : sorte de base avec des micros incorporés où la technologie Bluetooth permet de se connecter à un téléphone portable (une conférence sans fil ou un ordinateur pour utiliser les services de téléphonie sur internet, ...) - http://www.polycom.com (voicestation) les prix varient entre 100 et 800 € pour l'achat du matériel.
Et vous qu'utilisez-vous ?
