Secrétaires / Assistantes du Grand-Ouest

L’idée de la VAE m’est venue en 2004. Puis elle a germé dans ma petite tête pour enfin éclore en 2007. C’est en mars 2008, à l’âge de 34 ans, que je suis passée devant le jury. Un mois plus tard, j’obtenais officiellement mon diplôme BTS « Assistant de Direction ».

Pourquoi j’ai entrepris cette démarche ?

Tout d’abord parce que je voulais me positionner par rapport au BTS « Assistant de Direction » : avais-je le niveau de compétences requis ? Mon travail au quotidien correspondait-il bien à cette qualification ? Ensuite parce qu’à l’époque, j’envisageais de changer d’employeur. Mais lors de ma recherche d’emploi, je me suis aperçue que le minimum requis se situait à bac +2 ou +3 pour accéder aux postes qui m’intéressaient, en plus de l’expérience. Et cette réflexion en a amené une autre : et si je reprenais des études une fois ce diplôme obtenu ?

Comment je m’y suis prise ?

Tous les témoignages sur les blogs et forums, ainsi que tous les conseillers officiels recommandaient d’opter pour l’accompagnement. Je me suis donc renseignée auprès du GIP-FAR (Académie de Rennes), organisme compétent pour les diplômes dispensés par l’Education Nationale (Pour les diplômes universitaires, il faut se renseigner directement auprès de l’établissement dispensant l’enseignement). A partir de là, un peu avant l’été, j’ai suivi le processus de suivi du GRETA de ma ville, représentant de l’Education Nationale : réunion d’information générale, ciblage du diplôme (une réunion pour rien dans mon cas car je savais déjà quel diplôme viser), et les rendez-vous d’accompagnement (10 heures).

Entre temps, j’ai fait une demande de prise en charge directement auprès du Fongecif. Mais sachez que l’on peut aussi passer par son employeur. En ce qui me concerne, cette seconde possibilité impliquait d’utiliser mon Droit Individuel à la Formation que je souhaitais conserver pour des cours d’anglais. En effet, les accords de la Convention Collective de la Chimie prévoient que les heures de suivi de VAE soient imputées sur les heures de DIF, mais les dispositifs sont différents selon les entreprises…

Un premier dossier « de faisabilité » (le livret 1) est alors à compléter : des tableaux à remplir sur son expérience professionnelle, des justificatifs à fournir (diplômes, attestations d’employeur…). Cette toute première étape paraît simple, mais attention à ne rien omettre, même la petite formation continue qu’on avait alors oubliée ou une expérience dans une association. Tous ces « acquis » serviront à déterminer si votre demande est recevable ou non ! Cette tâche peut devenir très fastidieuse si vous avez 20 ans d’expérience, mais ce n’était pas mon cas, tant mieux pour moi ! Auparavant, je me suis bien sûr procuré le référentiel du diplôme : c’est la trame indispensable pour compléter son dossier de VAE. Une fois la recevabilité et le financement confirmés, vient le temps de monter son dossier (le livret 2). Pour ma part, j’ai eu quelques déboires avec le GRETA après l’été. Tout d’abord, la conseillère, dont le rôle est de guider des personnes venant de tous horizons, n’avait pas spécialement la connaissance de ce diplôme et elle a avoué être mal placée pour donner des recommandations de mise en forme à une personne briguant le diplôme de BTS « Assistant de Direction ». Je me souviens même d’un rendez-vous au cours duquel je me suis retrouvée devant son ordinateur pour l’aider à faire une mise en page dans Word ! Mais le plus problématique, est que le GRETA n’a pas trouvé d’expert... Cet expert doit enseigner dans la filière du diplôme visé. Son rôle est de repérer les expériences les plus significatives et d’expliquer comment les mettre en valeur. Je vous conseille de bien préparer ce rendez-vous : épluchez toutes vos expériences dans le détail et rapprochez-les du référentiel… Après un mois d’attente, de reports, d’annulations, j’ai finalement décidé de chercher mon expert et je l’ai proposé au GRETA. Heureusement que j’avais des relations dans le milieu enseignant ! D’ailleurs je ne remercierai jamais assez cette personne d’avoir accepté cette mission…

Comment ai-je monté mon dossier ?

Après ces quelques mésaventures, eh bien j’ai tout simplement écrit « mes mémoires » selon le modèle fourni. Raconter son boulot et agrémenter le tout d’annexes bien choisies, ce n’est pas très difficile, mais c’est très long ! Pour ma part, j’y ai consacré environ 2 mois, les soirs, les week-ends… On relit, on modifie, on fait relire, on nous dit que ce point là n’est pas bien alors on recommence. Un peu comme une œuvre d’art, on la façonne petit à petit. Jusqu’au jour où on se dit que le résultat est satisfaisant, enfin ! Inutile de préciser que les fautes de syntaxe et d’orthographe sont impardonnables pour un tel diplôme, alors j’ai fait relire mon dossier à 5 personnes au moins… J’ai choisi, avec l’aide de l’expert, les 6 activités suivantes : gestion du personnel, organisation d’un événement exceptionnel, suivi de dossiers d’expertise (à l’aide d’un exemple), organisation de séminaires de formation, actions de marketing et gestion-animation d’une association. Mais ne faites pas l’erreur de copier sur les autres : chaque parcours est différent, chaque fonction dans l’entreprise peut être différente. Et de toute façon, vous ne trouverez pas grand-chose de commun avec votre expérience dans les dossiers des autres ! Tout au plus, vous pourrez vous en inspirer pour un ou deux points… Je me suis longtemps interrogée sur le degré de détail requis dans un tel dossier. Mais en rédigeant, j’ai très vite réalisé que ce n’était finalement pas un problème. Pour décrire certaines activités, j’étais obligée de rentrer dans des détails que je n’aurais pas forcément pensé développer ; pour d’autres au contraire, j’ai éliminé les points superflus. En fait, il suffit de faire appel à son bon sens et tout coule de source… Enfin voilà, les 5 exemplaires de mon dossier ont été imprimés, reliés et envoyés dans les délais impartis, fin novembre.

Que s’est-il passé entre le dépôt du dossier et la convocation au jury ?

Eh bien figurez-vous qu’il faut s’inscrire au diplôme ! Une simple formalité – sur internet obligatoirement – mais ce serait dommage de manquer cette étape ! Et puis j’ai surtout préparé le passage devant le jury. Premier point : il est essentiel de connaître son dossier par cœur. Ce n’est pas très difficile quand on a passé plusieurs mois à le rédiger, mais j’ai quand même quelques petites astuces à vous donner : avoir votre plan avec les numéros de pages et/ou mettre des onglets aux différentes parties de votre dossier pour ne pas être pris au dépourvu devant le jury vous posant une question bien précise sans mentionner la page, ou si vous voulez faire référence à une partie du dossier au cours de la discussion. Deuxième point : j’ai fait un récapitulatif visuel de mon parcours et de mes formations avec les dates, ainsi qu’une check-list de mes motivations et perspectives. Troisième point : j’ai préparé des documents complémentaires. Par exemple toutes mes sources d’informations/ressourcement, des réalisations que je n’avais pas mises en annexes, quelques copies de documents officiels (par exemple statuts de l’entreprise). Quatrième point : j’ai repassé mon dossier au crible, j’ai tenté de me mettre à la place du jury et j’ai mis des annotations ici et là au cas où on me demanderait des informations complémentaires.

Comment s’est passé l’entretien avec le jury ?

Une belle journée de mars, dans une salle de cours et 5 personnes en face de moi, à priori tous des enseignants. Normalement il doit y avoir 1 professionnel, mais ils n’en ont peut-être pas trouvé ce jour là ! De toute façon, ils se sont bien gardés de se présenter, cela peut sembler étrange mais c’est comme ça ! Les questions posées m’ont globalement surprise car elles portaient plutôt sur mon parcours : comment je suis passée d’un bac scientifique à un emploi d’assistante, qu’est-ce que les métiers exercés auparavant m’ont apportés dans mon métier actuel, comment ai-je été embauchée et pourquoi ?... Mon parcours atypique aura sans doute attisé leur curiosité… Ensuite est venu un temps de discussion convivial sur le dynamisme économique de la ville où je travaille. Ils m’ont quand même posé quelques questions sur mon dossier et les éléments complémentaires que j’avais apportés m’ont servi. D’ailleurs, j’ai constaté qu’ils attendaient ce genre d’initiative. Voici quelques questions posées : Faites-vous beaucoup de travaux de mise en page ? Avez-vous d’autres exemples à nous montrer ? L’économie est-elle importante dans le métier d’assistante ? Savez-vous pourquoi cette forme juridique a été choisie ? Utilisez-vous l’anglais ? Dans ce projet le coût des photocopies semble peu élevé : comment expliquez-vous cela ?… Il y a une question dont je ne connaissais pas la réponse concernant le coût d’un dépôt de brevet : pas de panique ! J’ai simplement répondu que je n’avais plus les chiffres en tête car cela remontait à plus de 5 ans. Je n’avais de toute façon pas évoqué ce sujet dans mon dossier. Dans le cas contraire, j’aurais bien évidemment su répondre ! L’entretien a duré ¾ d’heure-1 heure. J’étais plutôt détendue. Je pense qu’il faut venir dans le même état d’esprit qu’un entretien d’embauche : le but est de se vendre ! Une petite anecdote sur l’environnement phonique pour terminer : des travaux de façade étaient en cours sur le bâtiment. Nous avons été contraints d’interrompre la conversation à plusieurs reprises !

Et après ?

Bien sûr vous ne sortez pas en sachant comment le jury a apprécié votre prestation. Alors il faut attendre la réponse par courrier. Pour moi, cela a été plutôt rapide : 3 semaines. Et là, je me suis offerte une récompense bien méritée, j’ai remercié tous ceux qui m’ont soutenue… Et puis j’ai annoncé la bonne nouvelle à mon patron ! Pour ma part, même si j’ai entrepris cette démarche indépendamment de mon employeur, et qu’il n’avait pas l’intention d’en faire cas, je pense que le simple fait de préparer une VAE m’a aidée pour négocier une augmentation de salaire et un changement d’indice, même si j’avais d’autres arguments et que cette demande était antérieure à l’obtention du diplôme. A la rentrée 2008, j’ai entamé une formation : une licence « Economie-Gestion d’entreprise », en cours du soir et à distance avec le CNAM. Mais la reprise d’étude est un autre sujet !

En résumé : mes principaux conseils ?

- Soyez sûr du diplôme visé : aidez-vous du référentiel du diplôme. Vous pouvez aussi opter pour une certification si vous jugez votre niveau d’expérience insuffisant (Assistant de gestion, Comptable, RH, et bien d’autres…).

- Sachez expliquer vos motivations et/ou perspectives.

- Pensez bien qu’une VAE est chronophage.

- Préparez le passage devant le jury : apporter des documents complémentaires est apparemment bien apprécié.

- Soyez capable d’expliquer et développer tout ce qui est écrit dans votre dossier.

- Attendez-vous à des questions aussi bien générales qu’en rapport avec le dossier ou le métier.

- Sachez que votre diplôme peut être validé en totalité, partiellement ou pas du tout. En cas de validation partielle, vous aurez une recommandation du jury pour suivre une éventuelle formation complémentaire.